Efter upphandlingsmissen i Ingå: Politiker kräver tydligare ansvarsfördelning och bättre kunskap

Ett tydligt tekniskt fel och ett fel i informationsgången, men inga stora ekonomiska konsekvenser för kommunen. Det är slutsatserna i den utredning som gjorts efter att kommunen blev tvungen att avbryta upphandlingen av mat- och städservicen. Politikerna kräver att kommunen satsar på utbildning och förtydligar ansvarsfördelningen.

Kommunstyrelsen i Ingå konstaterar att felet i upphandlingen av mat- och städservicen och bristerna i informationsgången ledde till onödigt arbete, extra kostnader för kommunen och direkta besvär för en företagare. Trots att felen enligt de ansvariga tjänstemännen inte kan anses vara grava så gav de en bild av att upphandlingsprocessen inte sköttes professionellt.
Politikerna i styrelsen vill att de tjänstemän som ansvarar för upphandling i kommunen ska få mera utbildning om upphandling. Kommundirektören ska kartlägga hurdan vilka kunskaper som speciellt måste stärkas. Politikerna förutsätter också att förberedelserna inför nya upphandlingar ska börjas i god tid så att man kan undvika onödig brådska.

Kräver tydligare arbetsbeskrivningar

Enligt den utredning som tjänstemännen gett till kommunstyrelsen var det otydlig arbetsfördelning och brådska som ledde till att det blev missar i processen. Dessutom poängterar tjänstemännen att upphandlingshelheten var komplex och svårgripbar.
Styrelsen vill därför att kommunen ska se över sitt upphandlingsförfarande och göra en manual för upphandling. Ansvarsfördelning, riskkontroll, övervakning och uppföljning ska finnas med och en åtgärdsplan om frågan ska presenteras för styrelsen.
Arbetsbeskrivningar ska specificeras så att de motsvarar arbetsfördelningen i praktiken. Nu har otydligheter i arbetsbeskrivningarna och ansvarsfördelningen lett till brister i upphandlingsprocessen.
Styrelsen utgår från att de tjänstemän som deltagit i upphandlingen har förstått hur allvarlig situationen är och tagit lärdom av det skedda.

Konsulten tar inte betalt

Den nya upphandlingen av mat- och städservicen bereds nu inom kommunen. Den konsult som kommunen anlitade under den tidigare upphandlingen har meddelat att hen är färdig att producera materialet för den nya omgången utan separat debitering.
De tjänstemän som utrett felaktigheterna i den tidigare upphandlingen tillstår att ett tekniskt fel och ett fel i informationsgången har skett. Den tekniska missen handlade om att måltiderna till hemtjänstens klienter ingick som en option men också lösgjordes till en separat helhet som man begärde anbud för på kommunens webbplats. Det här var ett tydligt fel som enligt tjänstemännen berodde på att man också försökte locka mindre aktörer till att delta i konkurrensutsättningen.
Felet i informationsgången ligger i att kommunen inte tillräckligt tidigt informerade företagaren Anniina Raita om att hon inte skulle förbereda sig på att inleda hemmåltidsservicen den första november, eftersom upphandlingen hade avbrutits.

ANDRA LÄSER